Книга за поддръжка и обобщен лист за съсобственост: правим равносметка.
Етажна собственост е разделена на парцели, всеки от които принадлежи на различен собственик. Няколко правила и задължения са присъщи на съсобствеността, които осигуряват правилното й функциониране. Книгата за поддръжка и обобщената ведомост са задължителни документи, които трябва да се съхраняват и актуализират от синдика и съдържат важна задължителна информация за съсобствеността.
Книгата за поддръжка на етажната собственост
Дневникът за поддръжка е задължителен документ за сграда в режим на етажна собственост. Дневникът за поддръжка съдържа техническа информация, свързана с поддръжката и работата, извършена в сградата.
Една от ролите на попечителя на съсобствеността е да го поддържа и актуализира. А именно: в случай че съсобствеността включва няколко сгради, синдикът трябва да води и актуализира само една книга за поддържане на цялата съсобственост. В бележника попечителят трябва да създаде по една глава за сграда.
Дневникът за поддръжка трябва да съдържа следната информация: адрес на сградата; самоличността на действащия синдик на съсобствеността; референциите на сключените от доверителя застрахователни договори със съответните им дати на изтичане; референциите на договорите за застраховка срещу щети, сключени от името на попечителя и за които гаранцията все още е в ход; годината, в която е извършена основната дейност, където е приложимо (като например фейслифт, ремонт на покрив или подмяна на котел, например) с идентичността на фирмите, които са извършили въпросната работа; референциите на договорите за поддръжка и обслужване на общо оборудване и датата на изтичане на тези договори; цялостната техническа диагностика; графикът на многогодишната работна програма, определен от общото събрание на съсобствениците; допълнителната информация, която съсобствениците желаят да бъде вписана в тетрадката, избрана при гласуване на общо събрание с обикновено мнозинство (информация, свързана с конструкцията на сградата, например извършени технически изследвания в сградата).
Дневникът за поддръжка трябва да бъде достъпен за справка от всеки собственик при проста заявка, направена по какъвто и да е начин до попечителя на съсобствеността. И всеки съсобственик може да поиска копие от книгата за поддръжка от управителя, за сметка на последния (безплатна сума).
Резюме на етажната собственост
Обобщителната ведомост на етажната собственост е документ, съдържащ информация, свързана с дейността на етажната собственост и състоянието на сградата. Всяка етажна собственост трябва да има обобщен лист.
Отново, една от задачите на синдика на съсобствеността е да изготвя и актуализира обобщения лист всяка година (с риск да бъде подложен на санкции в случай на нарушение на това задължение). Попечителят поставя своя печат върху формуляра.
Обобщеният лист на съсобствеността трябва да съдържа определена информация, свързана с функционирането на съсобствеността: идентификация на съсобствеността, синдика или временния администратор; обичайното име и адрес на попечителя; адреса на всяка сграда в етажната собственост; регистрационния номер на съсобствеността и датата на последната му актуализация: датата на установяване на правилника за съсобственост и номера на Siret на синдиката на съсобствеността; фамилното име, собственото име и адреса на законния представител на съсобствеността (синдика или ad hoc управителя) и сирета на последния; обхватът на намеса на законния представител (мандат на управителя на съсобствеността или мисия на администратора ad hoc); правната организация на съсобствеността; естеството на попечителя (основен или вторичен).
Обобщеният лист на етажната собственост трябва да съдържа и определена информация, свързана с техническите характеристики на етажната собственост: общия брой партиди на етажната собственост и тяхното предназначение (жилищни, търговски или офис); броя на сградите и датата на построяване; оборудване на етажната собственост; вида на отоплението; ако отоплението е колективно (частично или изцяло), извънградското и вида на използваната енергия; броят на асансьорите; финансовите характеристики на съсобствеността.
Всеки съсобственик трябва да може да се консултира с обобщения лист при просто искане, отправено по какъвто и да е начин до попечителя.